Manchmal, da vergeht die Zeit wie im Fluge und der Tag ist schnell wieder vorbei. Dabei hatte man sich so viel vorgenommen, aber dann am Ende doch nur die Hälfte geschafft. So erging es bestimmt jedem schonmal von uns. Gerade wenn wir viele Aufgaben auf unserer To-do-Liste stehen haben, kann das Zeitmanagement auch schon mal durcheinander kommen. Damit dir das in deiner Ausbildung nicht passiert und du immer alles rechtzeitig schaffst, möchten wir dir die besten Tipps und Tricks und verschiedenen Zeitmanagement-Methoden vorstellen und an die Hand geben.

Um seinen Tag effektiv zu gestalten, gibt es viele verschiedene Methoden. Jeder muss für sich die finden, die am Bestem zu einem passt. Bevor wir dir aber diese vorstellen, geben wir dir ein paar wichtige Tipps mit für eine mögliche Organisation deiner Aufgaben.

Selbstmanagement auf der Arbeit

  • Stecke dir Ziele. Diese können Wochenziele sein, sowie auch die Ziele an den einzelnen Tage. Versuche dir alles im Vorhinein so einzutakten und zu planen.
  • Lerne aber auch mal Nein zu sagen. Gerade als Azubi möchte man immer versuchen sein Bestes zu geben und sagt dann schnell zu vielem ja, obwohl die Zeit fehlt. Das muss aber nicht so laufen. Wenn du merkst, du bist voll und die zusätzliche Aufgabe würde deine Pläne durcheinander werfen, kannst du auch mit gutem Gewissen einmal Nein sagen.
  • Vermeide Multitasking. Gehe Punkt für Punkt deiner Aufgaben an und versuche diese nacheinander zu lösen. Kleiner Tipp: Fang mit den Aufgaben an, die schnell zu lösen sind, an. Danach arbeite dich an die schwierigeren Punkte ran.
  • Arbeite morgens deine E-Mail-Flut ab und beantworte diese. Klar bekommt man auch wichtige Mails unter dem Tag, welche beantwortet werden müssen. Versuche dir aber trotzdem schon morgens einen Zeitrahmen zu stecken, um die meisten Mails zu lesen und schon zu beantworten. So kannst du immer bei allem anderen am Ball bleiben.

Persönliche Doings für ein effektives Zeitmanagement

  • Work-Life-Balance ist in aller Munde – aber auch zurecht, denn es ist super wichtig auf sich achtzugeben und immer einen gesunden Ausgleich in seiner Freizeit zu finden. Zu viele Überstunden und Stress können im schlimmsten Fall zu einer Überforderung und einem Burnout kommen. So ist es hilfreich, pünktlich die Arbeit zu beenden, um danach seine liebsten Freizeitaktivitäten nachzugehen. Du darfst und solltest deine Freizeit auch hoch priorisieren und darauf achten, dass du deine Pläne einhält.
  • Ganz wichtig ist genügend Schlaf. Wir benötigen ihn, um uns auszuruhen. Wir verarbeiten viel und schöpfen aus einer ruhigen Nacht wieder viel Kraft und Energie, um in den neuen Tag zu starten. Versuche mindestens 7-8h zu schlafen.
  • Mache regelmäßig kleine Pausen. Das bedeutet nicht am Handy zu hängen, sondern in einer Pause den Augen eine Pause zu gönnen. Nach einer halben Stunde sollten wir uns eine kleine Pause von ca. 5 Min. gönnen. In dieser Zeit kannst du dir einen Kaffee machen, auf die Toilette gehen. Danach ist es bewiesen, dass wir effektiver weiterarbeiten können.
  • Wenn du nicht weißt, wo deine Zeitfresser liegen? Versuche für dich eine Liste mit all deine erledigten Tätigkeiten und wie lange du benötigst zu schreiben. So wird dir schnell klar, wo der Hacken liegt.

So, nun möchten wir dir noch zwei Methoden vorstellen.

Die Pomodori Technik

Bei dieser Technik geht es wieder um Pausen. Genau um die oben angeschnittenen 5-Minuten Pausen.

Schritt 1: Wähle eine Aufgabe aus.

Schritt 2: Notiere kurz, was getan werden muss, um die Herausforderung zu lösen.

Schritt 3: Stelle einen Wecker auf 25 Minuten.

Schritt 4: Arbeite die Punkte ab.

Schritt 5: Wenn der Wecker klingelt, hacke alles ab, was erledigt wurde.

Schritt 6: Mache nun eine 5 Minuten Pause. Dieser Intervall wird Pomidori genannt.

Schritt 7: Wiederhole wieder alle Schritte ungefähr 4- 5 Mal und mache dann eine längere Pause (empfohlen sind 30 Minuten). Doch 30 Minuten sind meist bei einem Arbeitgeber erst in der Mittagspause möglich. So versuche den Intervall bis zur Mittagszeit beizubehalten. Denn du musst natürlich auch deine Arbeitsstunden kommen.

Die ALPEN-Methode

Die zweite Methode versucht dir einen Leitfaden zu geben, wie du deine täglichen Herausforderungen organisieren kannst und strukturiert deine Tagesplanung. Die Methode besteht aus 5 Punkten.

PUNKT A: Aufgaben notieren

Notiere deine Aufgaben, Termine und Aktivitäten. Verfasse diese alle in einem Tagesplan.

PUNKT L: Länge schätzen

Nun überlege, wie lange du für eine Aufgabe ungefähr benötigen wirst.

PUNKT P: Puffer einplanen

Schaffe dir Puffer, da oft unvorhergesehene Doings im Laufe des Tages aufkommen können. So verplane ca. 80 % deines Tages für deine feststehenden Punkte. Die restlichen 20 % für alles was kommen könnte.

PUNKT E: Entscheidungen treffen

Setze dir eine Prioritätenliste. Hast du Kunden, so sind diese zum Beispiel wichtiger als interne Aufträge.

PUNKT N: Nachkontrolle

Du bist fertig mit deiner Aufgabe. So steht zum Schluss noch eine Nachkontrolle an. Deine Ergebnisse sollten qualitativ hochwertig abgeschlossen werden.

Mit diesen Tipps und Methoden kannst du versuchen, etwas Ordnung in deinen Arbeitsalltag zu bringen. Wir wünschen dir viel Spaß beim Umsetzen. Denke aber daran. Stresse dich nicht selbst, um jetzt alles perfekt umzusetzen, denn auch kleine Schritte bringen meist schon viel.